KEGUNAAN DAN MANFAAT
MICROSOFT OFFICE OUTLOOK DALAM PEKERJAAN
KANTOR
Microsoft
Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft, yang tersedia baik
sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat
ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk
Mac. Meskipun sering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga
termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan
browsing web.
Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri, atau bisa bekerja dengan Microsoft Exchange Server dan Microsoft SharePoint Server untuk beberapa pengguna dalam suatu organisasi, misalnya mailbox bersama dan kalender, folder Exchange publik, daftar SharePoint dan jadwal pertemuan. Ada pihak ketiga add-on aplikasi yang mengintegrasikan Outlook dengan perangkat seperti ponsel BlackBerry dan dengan perangkat lunak lain seperti Office & komunikasi Skype internet. Pengembang juga dapat membuat perangkat lunak kustom mereka yang bekerja dengan Outlook dan Office komponen menggunakan Microsoft Visual Studio. Di samping itu, Windows Mobile perangkat dapat menyinkronkan hampir semua data Outlook ke Outlook Mobile.
A. Kegunaan Dan Manfaat Microsoft Outlook
Banyak
manfaat yang dapat anda peroleh jika anda mendownload email yang ada dimailbox
ke program email client, seperti: Outlook Express, Ms Outlook, Netscape, Opera
dan lain-lain, antara lain:
1) Anda dapat membaca email secara offline.
2) Anda memiliki backup email di PC.
3) Proses pengambilan dan pengiriman email yang
lebih cepat.
Untuk
bersaing dengan rival berat yaitu Yahoo Mail dan Gmail akhirnya Microsoft
melakukan perubahan besar pada layanan Emailnya . Outlook.com sebagai pengganti
layanan Hotmail diharapkan bisa mengambil hati pengguna email yang saat ini
memang didominasi oleh Yahoo Mail dan Gmail.
Informasi
dari Reuters(31/07) Hotmail masih penguasa pasar dengan menguasai 36 persen
pasar layanan email dunia. Namun dengan GMail dengan cepat mengejar penguasaan
karena menguasai 31 persen. Pemain lain Yahoo statis dengan 34 persen.Tentunya
ada beberapa kelebihan yang di tawarkan Microsoft terkait layanan Outlook ini.
Berikut beberapa kelebihan Email Outlook tersebut :
·
Tampilan baru lebih
elegan dan simpel
·
Dapat terhubung
dengan social
·
Kita dapat
melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan
layanan media penyimpanan awan SkyDrive.
·
Kapasitas SkyDrive 7
GB.
·
Kita bisa membuat
folder terserdiri untuk memisahkan pesan email yang masuk sesuai kategori
yang kita inginkan.
·
Pembersih spam yang
handal
Dengan
berbagai kelebihan itu Microsoft berharap mempertahankan pangsa pasarnya,
bahkan meningkatkan-nya. Seperti diketahui sebelumnya Outlook adalah
sebuah nama yang familiar karena telah menjadi platform offline email milik
Microsoft.
- Selain itu Microsoft Outlook juga mempunya
kegunaan dan manfaat sebagai berikut :
1. Penggunaan Kalender Elektronik (electronic calendar)
Kalender elektronik adalah penggunaan
peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara /
kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu
dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan
kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi
alarm (remainder) pada kegiatan penting, dan sebagainya.
Kalender elektronik dapat dipasang dalam
jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff,
misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal
yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir.
Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh
orang lain.
Dalam
dunia perkantoran, membutuhkan begitu banyak sumberdaya, salah satunya adalah
kertas, bahkan kadang sumberdaya tersebut terbatas adanya (unrenewable)
sehingga dibutuhkan suatu kebijakan atau program yang dapat mengurangi
penggunaan sumberdaya tersebut, seperti Program Eco Office (Kantor Berwawasan
Lingkungan), dimana salah satu program kerjanya adalah penggunaan kertas secara
bolak balik.
Microsoft
sebagai salah satu pengembang perangkat lunak dengan salah satu brand untuk
pekerjaan perkantoran adalah Microsoft Office yang di dalamnya terdapat sebuah
program dengan nama Microsoft Outlook. Microsoft Outlook adalah sebuah program
email client berfungsi mengefisienkan proses komunikasi via email. Program
tersebut dikhususkan untuk aktifitas kirim dan terima email yang disetting pada
sebuah komputer client. Selain outlook, juga banyak program email client
lainnya seperti eudora, incridiblemail, fivemail, office outlook, pegasus mail,
dan lain-lain. Dari semua program-program tersebut rata-rata berfungsi sama,
mungkin perbedaannya hanya pada tampilan, tools-tools, dan lain sebagainya.
Microsoft
Outlook atau Microsoft Office Outlook atau Outlook adalah sebuah program
personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft
Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surel,
program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.
Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat
menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.
2 2. Memiliki fungsi mengatur
Yaitu
memilah email kedalam folder-folder yang sesuai dengan segera , tanpa usaha
dari pihak lain. Ini artinya kita bisa melihat pesan-pesan yang berhubungan di
waktu yang telah kita beri tanda untuk diperhatikan daripada menghabiskan
tambahan waktu memilah-milah inbox yang membengkak . ini juga adalah cara bagus
untuk memisahkan email pribadi dari email yang berhubungan dengan pekerjaan.
Ada
manfaat lebih kalau kita membuka email (Gmail, Yahoo, Hotmail, dan lain-lain )
menggunakan software mail client seperti Microsoft Outlook, diantaranya akses
akan lebih cepat karena kita tidak perlu membuka browser untuk login, tanpa
iklan dan tanpa popup, selain itu kita juga masih bisa membuka arsip email
tanpa harus terhubung ke internet. Postingan kali ini adalah bagaimana cara
setting Email Yahoo di Ms Outlook 2007, sehingga kita dapat menerima dan mengirim
email yahoo melalui / menggunakan Ms outlook 2007. ( untuk Ms. Outlook2003 atau
Outlook 2010 pada prinsipnya sama saja, hanya berbeda pada tampilan saja).
3 3. Membaca Email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukupdobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.
Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi defaultuntuk email yang tiba pada Outlook.
B. Cara
Menggunakan Email dengan Microsoft Office Outlook
sangatlah mudah yang kita butuhkan hanyalah
Alamat email yang sudah terdaftar dan software Microsoft Outlook itu sendiri.
Microsoft Office Outlook yang kita gunakan adalah Office 2007 dan alamat
email yang kita gunakan adalah alamat email dengan nama domain kita sendiri.
Jadi alangkah baiknya, kalau kita terlebih
dahulu membaca tentang artikel Cara Membuat Email Account dengan Nama Domain Sendiri.
Untuk memastikan domain kita dapat
diintegrasikan dengan microsoft outlook, kita dapat mengeceknya dengan cara
login ke cpanel -> email account -> Access Webmail -> Configure Mail
Client.






